Mit Xplan lassen sich beliebig viele Dienste und Bereitschaften mit frei definierbaren Arbeitszeiten, Pausen, Tätigkeiten und Arbeitszeitbewertungen definieren.

Zu jedem Dienst kann an jedem Wochentag eine Sollpersonalstärke festgelegt werden.

Aus den Sollpersonalstärken wird der Personalbedarf unter Berücksichtigung des Urlaubsanspruchs, der zu erwartenden Krankheitstage und der Zahl der Feiertage berechnet.

Ein einfaches Beispiel: Bei einem Dreischichtbetrieb von Monatag bis Freitag mit einer Person pro Schicht werden ohne Berücksichtigung von Urlaubs- und Krankheitsvertretung drei Personen benötigt.

Unter gleichen Bedingungen werden beim Sechstagebetrieb 20% mehr Personen benötigt. 1,2 x 3 Personen = 3,6 Personen, also vier Personen.

Beim Siebentagebetrieb sind es 40% mehr Personen. 1,4 x 3 Personen = 4,2 Personen, also fünf Personen

Mit Xplan kann die Berechnung des Personalbedarfs für alle Tätigkeiten und Qualifikationen erfolgen. Es kann aber auch nach Qualifikation, zum Beispiel Elektriker und Mechaniker, unterschieden werden.