Xplan


Personal- und Zeitwirtschaft für
  • Hafenbetreiber
  • Airlines
  • Speditionen
  • Verkehrsbetriebe
  • Straßenüberwachung
  • Abschleppdienste



Erstellung von Schicht-, Urlaubs- und Belegungsplänen unter Berücksichtigung der Qualifikationen der Mitarbeiter. Planung von Springern zur Urlaubs- und Krankheitsvertetung. Es kann kontrolliert werden, ob mindestens ein Schichtführer und für jeden Auszubildenden ein Ausbilder vorhanden ist.

Wochenplan mit Tagdienst, Nachtdienst und Bereitschaft:



Alles auf einem Blick

Im Hauptfenster sehen Sie alle Daten, die Sie zur Schichtplanung benötigen:
  • Personalstärkenfenster (unten):
    • Zu jedem Dienst wird die Personalstärke angezeigt.
    Bei Unterbelegung wird das Feld rot und bei Überbelegung blau dargestellt

  • Personalstärkenverlauf (rechts unten):
    • Diese Grafik stellt die Personalstärke am markierten Tag in der Zeit von 0 bis 24 Uhr dar. Auch hier wird Unterbelegung rot und Überbelegung blau dargestellt


  • Stundenverteilung (rechts unten):
    • Befindet sich der Cursor links auf einem Namen, so wird der Personalstärkenverlauf durch die Stundenverteilung ersetzt. Es wird die Verteilung der geplanten Stunden des gesamten Monats im Zeitraum von 0 bis 24 Uhr dargestellt. Damit lässt sich überprüfen, ob die Früh- Spät- und Nachtdienste gerecht verteilt sind.


  • Statuszeile (über dem Personalstärkenfenster):
    • Kalenderwoche, geplante Wochenstunden, Sollstunden am markierten Tag, geplante Stunden und die Arbeitszeiten werden dargestellt.

  • Monatsauswertung: Folgende Daten sehen Sie in der Monatsauswertung:
    • Sollstunden
    • geplante Stunden
    • Ausgleichsstunden
    • kumulierte Ausgleichsstunden (+/-Stunden)
    • Urlaub
    • Resturlaub
    • Zahl der Nachtdienste

  • Personaldaten: Zu der gerade bearbeiteten Person sehen Sie folgende Daten:
    • Personalnummer
    • Geburtsdatum
    • Eintrittsdatum
    • Austrittsdatum
    • Arbeitszeit (Stunden pro Woche bzw. pro Monat)
    • Tätigkeiten / Qualifikationen

  • Notizen: Drei Arten von Notizen werden abhängig von der Cursorpostition angezeigt:
    • Notizen zur gerade bearbeiteten Person, zum Beispiel "kein Spätdienst am Freitag"
    • Notizen zur Person und zum Tag, zum Beispiel "Geburtstag"
    • Tagesnotiz, zum Beispiel "Betriebsausflug"
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Schichtzyklen




Schichtzyklen sind Folgen von Diensten und Fehltagen, die sich periodisch wiederholen. Einzelnen Personen können unterschiedliche Schichtzyklen mit Periodenlängen von einer bis zu 30 Wochen zugeordnet werden. Beim Aufruf eines Monats- oder Wochenplans werden die Tage ohne Eintrag durch die entsprechenden Vorgaben der Schichtzyklen belegt. Diese vorbelegten Einträge können jederzeit von Hand überschrieben werden.

Einzelne Schichtzyklen lassen sich kopieren und rotieren:


Optimierte Schichtmodelle für 2- und 3-Schichtbetrieb

Diese Schichtmodelle werden so berechnet, dass alle Mitarbeiter die gleiche Arbeitszeit, die gleiche Zahl unterschiedlicher Schichten und nicht mehr als drei freie Tage hintereinander haben.

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Automatische Planung

Die automatische Planung belegt alle leeren Felder des Monatsplans mit Diensten bzw. Frei.

Dabei werden folgende Vorgaben berücksichtigt:

  • Alle manuellen Eingaben, zum Beispiel Dienst- und Urlaubswünsche bleiben erhalten

  • Die Sollpersonalstärken für jeden Dienst und jeden Wochentag werden beachtet.

  • Qualifikationen werden beachtet: Es werden nur die Dienste geplant, für die die jeweilige Person Qualifiziert ist

  • Stundenausgleich: Die Ausgleichsstunden werden möglichst gut ausgeglichen. Das bedeutet, dass jede Person gemäß ihrer Wochenarbeitszeit geplant wird.

  • Die einstellbare minimale Ruhezeit wird nicht unterschritten. Das bedeutet, dass im Allgemeinen nach einem Spätdienst kein Frühdienst geplant werden darf.

  • Die individuell definierbare maximale Wochenarbeitszeit wird nicht überschritten

  • Die frei wählbaren Blocklängen für Tag- bzw. Nachtdienste werden nicht überschritten

  • Das Verbot von Sonn- und Freiertagsdienst wird beachtet, falls es für einzelne Personen definiert wurde

  • Selbstverständlich wird nur innerhalb des Ein- und Austrittsdatums geplant

  • Wochenenddienste werden möglichst gleichmäßig auf alle Mitarbeiter verteilt

  • Früh- Spät- und Nachtdienste werden möglichst gleichmäßig auf alle Mitarbeiter verteilt
Nach der automatischen Planung können manuelle Korrekturen gemacht werden oder es kann auch die gesamte automatische Planung rückgängig (Undo-Funktion) gemacht werden.
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Überwachungen

Während der Dateneingabe im Monatsplan werden verschiedene Grenzwerte überwacht.

  • Ruhezeit: Im diesem Beispiel wurde die minimale Ruhezeit auf 10 Stunden eingestellt. Zwischen Spätdienst und Frühdienst ist die Ruhezeit zu kurz:

  • Resturlaub: Der Resturlaub reicht nicht aus:

  • Die Sollpersonalstärke von F1 beträgt zwei. Das Beispiel zeigt den Farbwechsel bei Unter- und Überplanung:

  • Individuell einstellbare Blocklänge:

  • Individuell einstellbare Wochenarbeitszeit:

  • Individuell einstellbare Arbeitsverbote:


    Alle Grenzwerte sind einstellbar:


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Paare

Paare, zum Beispiel Ausbilder/Auszubildende, Piloten/Copiloten oder
Moderatoren/Comoderatoren können definiert und überwacht werden.

Beispiel:

Wenn Beck Peter F1oder S1 leistet, muss auch Abel Roland denselben Dienst leisten, andernfalls erfolgt eine Rotmarkierung.

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Urlaubsplanung

Urlaub wird von Anfang bis Ende durchgängig in den Plan eingetragen.
Die korrekte Bewertung der Arbeitstage (hell dargestellt) erfolgt automatisch.
Während der Eingabe werden die gewerteten Urlaubstage und der verfügbare Resturlaub berechnet.



Urlaubswünsche

Jeder Mitarbeiter kann seine Urlaubswünsche in die Xplan Wunschliste eintragen.
Diese Wunschliste wird in den Monatsplan übertragen und dient als
Vorlage für die automatische und manuelle Planung.



Urlaubspläne

Urlaubspläne können auf zwei Arten gedruckt werden:

  • Zwei Monate pro DIN A4-Seite
  • Sechs Monate pro DIN A4-Seite


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Plantypen


Der Monatsplan (Sollplan)

Der Sollplan enthält die Dienste und Fehltage aller Personen einer Abteilung.

Beispiel für einen mit Xplan gedruckten Monatsplan (Ausschnitt):


Der Monatsplan ist frei konfigurierbar:





Der Monatsplan (Istplan)

Der Istplan unterscheidet sich vom Sollplan dadurch, dass er zwei Zeilen pro Person enthält. Die erste Zeile enthält die Dienste und Fehltage der ursprünglichen Planung. Die zweite Zeile enthält nur die Abweichungen von der ersten Zeile, zum Beispiel Krankheit, getauschte Dienste oder Mehrarbeit

Ausschnitt aus einem Istplan:







Die Stundenliste

Die Stundenliste enthält die Arbeitszeiten und Fehltage einer Person.






Der Wochenplan sortiert nach Zeiten

Beispiel für einen mit Xplan gedruckten Wochenplan (Ausschnitt):



Der Wochenplan sortiert nach Tätigkeiten

[Wochenplan]


Der Wochenplan sortiert nach Namen






Der Tagesplan

Beim Anklicken der ersten Zeile im Monatsplan öffnet sich der Tagesplan.




Der Stundenplan

Der Tagesplan kann mit zusätzlichen Spalten nach Excel exportiert werden.




Die Tagesgrafik

Beim Doppelklicken der ersten Zeile im Monatsplan öffnet sich die Tagesgrafik
Soll-Arbeitszeit = gelb
Ist-Arbeitszeit = blau



Der Funktionsplan



Im Funktionsplan können jeder Person zusätzlich zur Schicht bestimmte Funktionen zugeordnet werden.


Der Jahresplan

[Jahresplan]

Der Jahresplan stellt die Dienste und Fehltage einer Person für ein ganzes Jahr dar.


Der Urlaubsplan

[Urlaubsplan]
Der Urlaubsplan eines Jahres wird auf zwei DIN A4 Seiten gedruckt.
Dezember des Vorjahres und Januar des Folgejahres werden zusätzlich dargestellt.
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Filialen und Abteilungen
zentrale oder dezentrale Planung

Unterschiedliche Planungseinheiten (Filialen mit verschiedenen Abteilungen) lassen sich in Xplan definieren. Jede Abteilung kann eigene Dienste, Personalstärken und Schichtzyklen verwenden. Zusätzlich stehen allen Abteilungen globale Daten zur Verfügung.

Interne Versetzungen von einer Abteilung zu einer anderen Abteilung zu einem frei wählbaren Datum sind möglich. Auch Springer, die mehreren Abteilungen gleichzeitig zugeordnet sind, können definiert werden.

In der Benutzerverwaltung können jedem Dienstplaner einzelne Abteilungen mit individuellen Lese- und Schreibrechten zugeordnet werden.

Der standortübergreifende Datentransfer der Pläne und Wunschlisten erfolgt per Internet


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Der Terminkalender



Die Terminübersicht kann sortiert gedruckt und exportiert werden.
Während der Dienstplanung werden die aktuellen Termine angezeigt.
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Intranet-Export

[Intranet-Ausgabe]

Jeder Monatsplan (Soll- und Istplan), jeder Wochenplan und alle Schichtzyklen werden beim Abspeichern automatisch in das HTML-Format konvertiert. Alle PC-Anwender, die Leserechte auf den HTML-Pfad haben, können sich die HTML-Pläne im Internet-Browser ansehen. Die Leserechte können abteilungsbezogen vergeben werden. Außerdem lassen sich die HTML-Pläne per E-Mail versenden.

Excel-Export

[Excel-Ausgabe]

Jeder Monatsplan (Soll- und Istplan) kann nach MS-Excel exportiert werden
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Personalentwicklung

Diese Funktion stellt die Personalstärke einer Abteilung über einen großen Zeitraum grafisch dar und dient dazu, durch frühzeitige Maßnahmen, wie zum Beispiel Neueinstellungen oder Qualifizierungen, Personalmangel zu verhindern.



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Benutzerverwaltung



Für jeden Benutzer können Datenbereiche mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen eingerichtet werden.

Systemlogin-Auswertung: Xplan erkennt das Systemlogin und ordnet der eingeloggten Person die entsprechenden Rechte zu. Ein zusätzliches Programmlogin entfällt somit.

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Zulagenberechnung

Diese Funktion errechnet die Arbeitszeiten und Zulagen für:
  • Nachtarbeit
  • Sonn- und Feiertagesarbeit
  • Arbeit an halben Vorfesttagen in bestimmten Zeitfenstern
  • Mehrarbeit
  • sonstige Arbeit in frei definierbaren Zeitfenstern

Wahlweise können Stunden oder Euro-Beträge ausgegeben werden.
Es wird unterschieden zwischen festen, steuerpflichtigen und steuerfreien Zulagen.
Einzelne Feiertage können unterschiedlich bewertet werden.
Berücksichtigung von § 3b EstG.





Beispiel für eine Auswertung der Monatssummen:

Beispiel für eine Auswertung der Monatswerte einer Person:

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Fehltagstatistiken

Fehltage können als Zahl der Tage oder als Zeitfenster ausgegeben werden.


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