Dienstplanung mit Xplan



Xplan Pep
Personaleinsatzplanung

 

 

 

Dienstplanung mit Xplan

Etwa 1100 Firmen erstellen Ihre Dienstpläne mit Xplan ...

schnell,   weil die Software eine automatische Dienstplanung zur Verfügung stellt

 
gerecht,   weil die Dienste bei der Schichtmodell-Generierung vollkommen gerecht verteilt werden

 
in hoher Qualität,  weil Xplan Personalstärken, Qualifikationen, Ruhezeiten, Resturlaub, maximale Wochenarbeitszeiten, Ausgleichsstunden, die Zahl der aufeinanderfolgenden Dienste und individuelle Wünsche in Echtzeit überwacht

 
mit Komplettservice:   Die Software wird nach Ihren Vorgaben konfiguriert, Sie erhalten Schulungen und Nachschulungen via Internet ohne Aufpreis, technischen Support und kostenlose Updates

 
... und zu einem erstaunlichen Preis-Leistungsverhältnis

 



Personaleinsatzplanung mit Xplan, Monatsplan

Alle für die Planung wichtigen Daten werden in Echtzeit, also während der Eingabe, von Xplan überwacht.

  • Personalstärkenfenster (unten):
    • Zu jedem Dienst wird die Personalstärke angezeigt.
    Bei Unterbelegung wird das Feld rot und bei Überbelegung blau dargestellt

  • Personalstärkenverlauf (rechts unten):
    • Diese Grafik stellt die Personalstärke am markierten Tag in der Zeit von 0 bis 24 Uhr dar. Auch hier wird Unterbelegung rot und Überbelegung blau dargestellt


  • Stundenverteilung (rechts unten):
    • Befindet sich der Cursor links auf einem Namen, so wird der Personalstärkenverlauf durch die Stundenverteilung ersetzt. Es wird die Verteilung der geplanten Stunden des gesamten Monats im Zeitraum von 0 bis 24 Uhr dargestellt. Damit lässt sich überprüfen, ob die Früh- Spät- und Nachtdienste gerecht verteilt sind.


  • Statuszeile (über dem Personalstärkenfenster):
    • Kalenderwoche, geplante Wochenstunden, Sollstunden am markierten Tag, geplante Stunden und die Arbeitszeiten werden dargestellt.

  • Monatsauswertung: Folgende Daten sehen Sie in der Monatsauswertung:
    • Sollstunden
    • geplante Stunden
    • Ausgleichsstunden
    • kumulierte Ausgleichsstunden (+/-Stunden)
    • Urlaub
    • Resturlaub
    • Zahl der Nachtdienste

  • Personaldaten: Zu der gerade bearbeiteten Person sehen Sie folgende Daten:
    • Personalnummer
    • Geburtsdatum
    • Eintrittsdatum
    • Austrittsdatum
    • Arbeitszeit (Stunden pro Woche bzw. pro Monat)
    • Tätigkeiten / Qualifikationen

  • Notizen: Drei Arten von Notizen werden abhängig von der Cursorpostition angezeigt:
    • Notizen zur gerade bearbeiteten Person, zum Beispiel "kein Spätdienst am Freitag"
    • Notizen zur Person und zum Tag, zum Beispiel "Geburtstag"
    • Tagesnotiz, zum Beispiel "Betriebsausflug"

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Schichtzyklen automatisch generieren

Schichtzyklen sind Folgen von Diensten und Fehltagen, die sich periodisch wiederholen. Einzelnen Personen können unterschiedliche Schichtzyklen mit Periodenlängen von einer bis zu 50 Wochen zugeordnet werden. Im Monatsplan werden die Schichtzyklen vorbelegt, können aber jederzeit von Hand überschrieben werden.


Schichtmodell eines Produktionsbetriebs

Unterschiedliche Schichtzyklen können unter verschiedenen Namen gespeichert werden und bei Bedarf ab eimem bestimmten Zeitpunkt aktiviert werden, zum Beispiel "6-Tage-Betrieb" bis 31.03. und danach "7-Tage-Betrieb".


Optimierte Schichtmodelle

Schichtmodelle

Xplan enthält einen Schichtmodell-Generator, der aus jeder beliebigen Personalstärkenverteilung und für beliebig viele Schichten ein optimiertes Schichtmodell berechnet. Außerdem steht eine Sammlung gängiger Schichtmodelle für den Zwei-, Drei-, Vier- und Fünf-Schichtbetrieb zur Verfügung.

Mit allen Schichtmodellen wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter die

  • gleiche Arbeitszeit
    • ,
  • die gleiche Zahl von Schichten und
  • die gleiche Zahl von Wochenenddiensten
haben. Sie können aber auch einzelne Personen zum Beispiel vom Nachtdienst ausschließen.

Optimierte Schichtmodelle werden in Industriebetrieben, in der Internsivmedizin, bei Rettungsdiensten, in Callcentern, bei Abschleppdiensten, bei Airlines und in vielen anderen Branchen eingesetzt.

Außerdem können Schichtzyklen zu Vorplanung einzelner Dienste oder Fehltage genutzt, Beispiel:

Schichtzyklen Pflegedienst

In diesem Beispiel ist Roland Abel mit Tagdienst vorgeplant, die nächsten drei Personen teilen sich eine Wochenendbereitschaft. Martin Hambach hat jeden Dienstag Schule, Sonja Hassel möchte am Montag nicht vor 10 Uhr arbeiten und hat am Donnerstag und Freitag frei. Susanne Höger möchte am Freitag nicht nach 18 Uhr arbeiten.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Automatische Planung

Die automatische Planung ermöglicht es, einen Monats- oder Wochenplan per Mausklick zu erstellen. Nachdem Urlaub, Wunschfrei und Wunschdienste in den Monatsplan eingetragen worden sind, vervollständigt die automatische Planung den Dienstplan unter Berücksichtigung aller zuvor festgelegten Regeln.

automatische Planung

  • Alle manuellen Eingaben, zum Beispiel Dienst- und Urlaubswünsche bleiben bei der automatischen Planung erhalten

  • Die Sollpersonalstärken für jeden Dienst und jeden Wochentag werden beachtet.

  • Qualifikationen werden beachtet: Es werden nur die Dienste geplant, für die die jeweilige Person qualifiziert ist

  • Stundenausgleich: Die Ausgleichsstunden werden möglichst gut ausgeglichen. Das bedeutet, dass jede Person gemäß ihrer Wochenarbeitszeit geplant wird.

  • Die minimale Ruhezeit wird beachtet. Das bedeutet, dass im Allgemeinen nach einem Spätdienst kein Frühdienst geplant werden darf.

  • Die individuell definierbare maximale Wochenarbeitszeit wird beachtet

  • Die frei wählbaren Blocklängen für Tag- bzw. Nachtdienste werden nicht überschritten

  • Der früheste Arbeitsbeginn wird beachtet, falls eine Person keinen Frühdienst leisten will oder kann

  • Das späteste Arbeitsende wird beachtet, falls eine Person keinen Spät- oder Nachtdienst leisten will oder kann

  • Die Zahl jedes einzelnen Dienstes kann personenbezogen auf einen bestimmten Wert begrenzt werden.

  • Wochenenddienste können einzeln oder komplett geplant werden

  • Das Verbot von Sonn- und Freiertagsdienst wird beachtet, falls es für einzelne Personen definiert wurde

  • Selbstverständlich wird nur innerhalb des Ein- und Austrittsdatums geplant

  • Wochenenddienste werden möglichst gleichmäßig auf alle Mitarbeiter verteilt

  • Früh- Spät- und Nachtdienste werden möglichst gleichmäßig auf alle Mitarbeiter verteilt


Auch nach der automatischen Planung können manuelle Korrekturen gemacht werden. Mit der Undo-Funktion kann auch wieder der Zustand vor der automatischen Planung hergestellt werden.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Überwachungen während der Dienstplanung

Während der Dateneingabe werden verschiedene Grenzwerte überwacht. Wird ein Grenzwert über- bzw. unterschritten, so öffnet sich entweder ein Meldefenster oder der betreffende Wert wird rot dargestellt.

  • Ruhezeit: Im diesem Beispiel wurde die minimale Ruhezeit auf 10 Stunden eingestellt. Zwischen Spätdienst und Frühdienst ist die Ruhezeit zu kurz:

    Ruhezeit während der Dienstplanung überwachen

  • Resturlaub: Wird zu viel Urlaub geplant, so nimmt der Resturlaub einen negativen Wert an und wird rot dargestellt


  • Die Sollpersonalstärke von F1 beträgt zwei. Das Beispiel zeigt den Farbwechsel bei Unter- und Überplanung:

    Personalstärke während der Dienstplanung überwachen

  • Individuell einstellbare Blocklänge:

    Blocklänge während der Dienstplanung überwachen

  • Individuell einstellbare Wochenarbeitszeit:

    Wochenarbeitszeit während der Dienstplanung überwachen

  • Individuell einstellbare Arbeitsverbote:

    Verbote während der Dienstplanung überwachen


  • Teams lassen sich definieren und überwachen




 

 

 

 

 

 

 

 

Urlaubsplanung

Im Normalbetrieb ist die Urlaubsregelung einfach: Von Montag bis Freitag wird ein Urlaubstag berechnet. Die Stunden, mit denen der Urlaubstag bewertet wird, entsprechen einem Fünftel der Wochenarbeitszeit.

Bei einem Sechs- oder Siebentagebetrieb ist das nicht mehr so eindeutig. Sie können zum Beispiel festlegen, dass von Montag bis Samstag oder sieben Tage pro Woche Urlaub gewertet wird. Wichtig ist dabei, dass dann der Urlaubsanspruch entsprechend erhöht wird und die Stunden pro Urlaubstag reduziert werden.

Beispiel: Wenn bei der 5-Tage-Woche gilt: 20 Tage Urlaub pro Jahr, 8 Stunden pro Urlaubstag dann gilt bei 6 Urlaubstagen pro Woche: 24 Tage Urlaub pro Jahr und 6,67 Stunden pro Urlaubstag

In Xplan können Sie pro Person festlegen, an welchen Wochentagen der Urlaub bewertet werden soll. Das Programm berechnet dann automatisch die Stunden pro Urlaubstag. Auch die Feiertage für das Bundesland, das Sie angewählt haben, werden berücksichtigt. Am 24.12. und 31.12. können halbe Urlaubstage definiert werden.

Falls Sie ein immer gleich bleibendes Schichtmodell festgelegt haben, können Sie in Xplan eingeben, dass der Urlaub mit den Arbeitsstunden des Dienstes im Schichtzyklus bewertet werden soll.

Mehrwöchigen Urlaub können Sie in Xplan immer durchgehend eintragen. Durch die dunklen und hellen Felder sehen Sie, an welchen Tagen der Urlaub gewertet wird. Die Zahl der gewerteten Urlaubstage und der Resturlaub wird auf der rechten Seite dargestellt.

Urlaubsplanung

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tätigkeiten, Qualifikationen

Einzelnen Personen können unterschiedliche Qualifikationen, Tätigkeiten oder Einsatzorte zugeordnet werden, die dann bei der Dienstplanung überwacht werden. Damit kann zum Beispiel sichergestellt werden, dass in jeder Schicht ein Teamleiter vorhanden ist.


Beispiel aus dem Pflegedienst:

Qualifikationen im Pflegedienst

Tätigkeiten können zu Gruppen zusammengefasst werden.
Beispiel: Tour* beinhaltet Tour 1, Tour2 und Tour 3

 

 

 

 

 

 

 

Projekte planen und auswerten

Mit Xplan lassen sich lassen sich Projekte mit Projektbeginn und -ende definieren.

Die Projekte werden dann Maschinen und Schichten bzw. Diensten zugeordnet

Personalstärken der Projekte


Mit der automatischen Planung können dann Personen mit geeigneter Qualifikation den Projekten zugeordnet werden.

Personalstärken der Projekte


Kalkulierte und geplante Projektstunden können verglichen werden

Personalstärken der Projekte

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dienstplan-Korrekturen per Drag & Drop


Per Drag & Drop lassen sich Dienste verschieben

Beispiel:

Wolfgang Köhler wird krank. Der ursprünglich geplante F1-Dienst muss einer anderen Person zugewiesen werden. Mit gedrückter Maustaste wird er solange verschoben, bis er weiß dargestellt wird.

Dienstplan-Korrekturen per Drag & Drop


Rot: Verstoß gegen eine Regel (Qualifikaton, Ruhezeit, Wochenarbeitszeit usw.)
Weiß: Verschiebung erlaubt

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Verschiedene Dienstpläne und Listen


In Xplan steht eine Vielzahl von Dienstplänen und Listen zur Verfügung, Beispiele:





Der Sollplan

Der Sollplan enthält die geplanten Dienste und Fehltage.

Beispiel:
Soll-Dienstplan



Ab einem bestimmten Zeitpunkt - zum Beispiel eine Woche vor Inkrafttreten - wird aus dem Sollplan der Istplan. Er enthält zwei oder drei Zeilen pro Person. In der ersten Zeile sind die geplanten Dienste und Fehltage zu sehen. In die zweite Zeile werden die Abweichungen von der Planung eingetragen und die dritte Zeile kann Kommentare enthalten.

Ausschnitt aus einem Istplan:
Ist-Dienstplan

Dienstplan drucken
Soll- und Istpläne lassen sich auf unterschiedliche Arten drucken,
Farben von Personen, Diensten und Fehltagen und Sortierungen sind frei wählbar







Die Stundenliste

Die Stundenliste enthält die Arbeitszeiten und Fehltage einer Person.









Der Wochenplan sortiert nach Funktionen

Funktions-Dienstplan


Der Wochenplan mit den Namen auf der linken Seite

Wochenplan


Der Tagesplan

Beim Anklicken der ersten Zeile im Monatsplan öffnet sich der Tagesplan.

Tages-Dienstplan


Der Stundenplan

Der Tagesplan kann mit zusätzlichen Spalten nach Excel exportiert werden.

Stundenplan


Die Tagesgrafik

Beim Doppelklicken der ersten Zeile im Monatsplan öffnet sich die Tagesgrafik

Tagesgrafik


Der Funktionsplan

Funktionsplan

Im Funktionsplan können jeder Person zusätzlich zur Schicht bestimmte Funktionen zugeordnet werden.


Der Urlaubsplan

[Urlaubsplan]

Beispiel eines Urlaubsplans. Urlaubspläne können für unterschiedliche Zeiträume gedruckt werden.


Der Jahresplan

Dienstplan für ein Jahr

Der Jahresplan stellt die Dienste und Fehltage einer Person für ein ganzes Jahr dar.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Filialen und Abteilungen
zentrale oder dezentrale Planung

Unterschiedliche Planungseinheiten (Filialen mit verschiedenen Abteilungen) lassen sich in Xplan definieren. Jede Abteilung kann eigene Dienste, Personalstärken und Schichtzyklen verwenden. Zusätzlich stehen allen Abteilungen globale Daten zur Verfügung.

Interne Versetzungen von einer Abteilung zu einer anderen Abteilung zu einem frei wählbaren Datum sind möglich. Auch Springer, die mehreren Abteilungen gleichzeitig zugeordnet sind, können definiert werden.

In der Benutzerverwaltung können jedem Dienstplaner einzelne Abteilungen mit individuellen Lese- und Schreibrechten zugeordnet werden.

Der standortübergreifende Datentransfer der Pläne und Wunschlisten erfolgt per Internet

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Der Terminkalender

Im Monatsplan können Notizen zu einzelnen Tagen eingetragen werden,
die dann sowohl im Monatsplan, als auch als Liste gedruckt werden können.

Terminkalender

Die Terminübersicht kann sortiert gedruckt und exportiert werden.
Während der Dienstplanung werden die aktuellen Termine angezeigt.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mehrfache Dienste, Dienste mit Bereitschaft oder Fehlzeit

An einem Tag können auch mehrere Dienste, geteilte Dienste, Dienste mit unterschiedlichen Tätigkeiten
(8 bis 12 Uhr Empfang, 13 bis 16 Uhr Assistenz), Dienst mit Bereitschaft und Dienste mit Fehlzeiten
(Besprechung, Arztbesuch, Dienstfahrt, kurzer Dienst und halber Tag Urlaub) eingetragen werden.

[Mehrfache Dienste]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


E-Mail-Versand, Internet-und Excel-Export von Dienstplänen


Mit einem Mausklick lassen sich Pläne und Listen als E-Mail versenden, als HTML-Datei im Browser darstellen oder nach MS-Excel exportieren. Auch die Darstellung an einem Großbildschirm mit automatischen Refresh alle 30 Sekunden ist möglich.

Dienstplan ins Internet exportieren


Dienstplan nach Excel exportieren

Nach Excel exportieren


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Personalstärken

Mit Xplan lassen sich beliebig viele Dienste und Bereitschaften mit frei definierbaren Arbeitszeiten, Pausen, Tätigkeiten und Arbeitszeitbewertungen definieren.

Zu jedem Dienst kann an jedem Wochentag eine Sollpersonalstärke festgelegt werden.

Aus den Sollpersonalstärken wird der Personalbedarf unter Berücksichtigung des Urlaubsanspruchs, der zu erwartenden Krankheitstage und der Zahl der Feiertage berechnet.

Ein einfaches Beispiel: Bei einem Dreischichtbetrieb von Monatag bis Freitag mit einer Person pro Schicht werden ohne Berücksichtigung von Urlaubs- und Krankheitsvertretung drei Personen benötigt.

Unter gleichen Bedingungen werden beim Sechstagebetrieb 20% mehr Personen benötigt. 1,2 x 3 Personen = 3,6 Personen, also vier Personen.

Beim Siebentagebetrieb sind es 40% mehr Personen. 1,4 x 3 Personen = 4,2 Personen, also fünf Personen

Mit Xplan kann die Berechnung des Personalbedarfs für alle Tätigkeiten und Qualifikationen erfolgen. Es kann aber auch nach Qualifikation, zum Beispiel Elektriker und Mechaniker, unterschieden werden.


Personalstärken

Falls zwei kurze Dienste (für Teilzeitarbeitskräfte) einen langen Dienst ersetzen können,
so kann das in der Liste der Ersatzdienste festgelegt werden.

Personalstärken können jedoch auch in frei definierbaren Zeitfenstern überwacht werden:

Personalstärken


 

 

Saisons

Die Soll-Personalstärken der einzelnen Dienste müssen nicht immer konstant sein. Abhängig von Jahreszeit, Auftragslage, Belegung, Schul- oder Ferienzeit können die Personalstärken variieren.

Diese unterschiedlichen Personalstärken werden bei Xplan in Saisons hinterlegt. Anschließend wird festgelegt, von wann bis wann jede Saison gelten soll.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Personalentwicklung

Diese Funktion stellt die Personalstärke einer Abteilung über einen großen Zeitraum grafisch dar und dient dazu, durch frühzeitige Maßnahmen, wie zum Beispiel Neueinstellungen oder Qualifizierungen, Personalmangel zu verhindern.

Personalentwicklung

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Benutzerverwaltung

Benutzerverwaltung

Für jeden Benutzer können Datenbereiche mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen eingerichtet werden.

Single Sign-on: Xplan erkennt das Systemlogin und ordnet der eingeloggten Person die entsprechenden Rechte zu. Ein zusätzliches Programmlogin entfällt somit.

 

 

Support


Xplan ist anwenderfreundlich und weitgehend selbsterklärend. Deshalb ist es für den Software-Hersteller kein Problem, die Software immer mit Support-Flatrate zu liefern. Sie erhalten mit dem Kauf der Software Anspruch auf einen fachlich kompetenten Support für ein Jahr ohne Begrenzung der Zahl der Fragen. Zusatzkosten fallen dafür nicht an.

Zur schnelleren Problemlösung können Sie das Fernwartungstool TeamViewer oder PCvisit direkt von Xplan aus starten.

Support mit Teamviewer

 

Updates

Fragen und Wünsche von Anwendern dienen als Vorlage für die ständige Weiterentwicklung der Software. Trotz der ständigen Weiterentwicklung bleibt immer die gewohnte Bedienoberfläche erhalten. Neue Versionen sind immer kompatibel zu allen alten Versionen. Aus diesem Grund besteht kein Update-Zwang. Das aktuelle Update können Sie direkt von Xplan aus installieren.

 

 

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